Scoutinggroep De Trekvogels verwerkt persoonsgegevens.
Wij willen je hierover graag duidelijk en transparant informeren. In dit privacy statement geven wij je antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door Scoutinggroep De Trekvogels.
Dit privacy statement is een aanvulling geldend voor Scoutinggroep De Trekvogels op het geldende privacy statement en privacybeleid van Scouting Nederland te vinden op www.scouting.nl/privacy
Privacy statement
In dit privacy statement geven wij je antwoord op de belangrijkste vragen over het verwerken van persoonsgegevens door Scoutinggroep De Trekvogels via Scouts Online (SOL), het landelijke registratiesysteem van Scouting Nederland. Het privacy statement van Scouting Nederland aangaande de gegevens bewaard in SOL is terug te vinding op www.scouting.nl/privacy
De Wet Bescherming Persoonsgegevens stelt eisen aan verenigingen die gegevensbestanden beheren, zoals een ledenadministratie. Deze eisen zijn:
• Er dient toestemming te zijn van het lid voor het verwerken van de gegevens;
• De lidgegevens dienen juist en nauwkeurig bijgehouden te worden;
• De lidgegevens dienen beveiligd te zijn;
• Op verzoek van het lid dient er inzage gegeven te worden in de opgeslagen lidgegevens;
• Gegevens dienen uitsluitend gebruikt te worden voor het doel waarvoor ze verzameld zijn.
Conform de Wet Bescherming Persoonsgegevens is het Scoutinggroep De Trekvogels toegestaan persoonsgegevens te verwerken.
Van wie verwerkt Scoutinggroep De Trekvogels persoonsgegevens?
Scoutinggroep De Trekvogels verwerkt persoonsgegevens van mensen met wie wij direct of indirect een relatie hebben of hebben gehad. Dat zijn bijvoorbeeld gegevens van:
• Jeugdleden en vrijwilligers van Scoutinggroep De Trekvogels
• Mensen die interesse tonen in een lidmaatschap bij Scouting of ooit een lidmaatschap hebben gehad
• Mensen die aan een bedrijf of organisatie verbonden zijn, waar wij een relatie mee hebben of hebben gehad
Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van mijn persoonsgegevens?
De registratie van een nieuw lid gebeurt door de secretaris en/of penningmeester van Scoutinggroep De Trekvogels. Deze informatie wordt in eerste instantie op papier ingevuld, deze zogenaamde hard-copy wordt door de verwerker veilig opgeslagen tot de verwerking in Scouts Online heeft plaatsgevonden. Daarna worden deze hard-copy versies vernietigd.
Alle organisatieonderdelen van Scoutinggroep De Trekvogels verwerken persoonsgegevens in Scouts Online.
Waarvoor verwerkt Scoutinggroep De Trekvogels persoonsgegevens?
Als je lid wilt worden van Scouting of aan de slag wilt gaan als vrijwilliger of een andere relatie met ons aan wilt gaan, hebben we persoonsgegevens nodig. Met behulp van je gegevens kunnen we je op de juiste wijze inschrijven als lid, zorg dragen voor je verzekering en bijvoorbeeld een Verklaring Omtrent Gedrag voor je aanvragen als vrijwilliger.
Tot slot zijn er praktische zaken waarvoor we gegevens verwerken. Bijvoorbeeld ter ondersteuning van administratieve processen rondom contributie, statistische analyses enzovoorts.
Voorwaarden gebruik van persoonsgegevens.
Het gebruik van persoonsgegevens dient aan de volgende voorwaarden te voldoen:
- Er moet een duidelijk doel worden gesteld waartoe de gegevens gebruikt gaan worden, waarbij duidelijk wordt wie voor welke periode toegang heeft tot welke gegevens.
- Er mogen enkel relevante gegevens gebruikt worden.
- Er dient vastgelegd te worden wie toegang heeft tot welke gegevens.
- De gegevens mogen niet aan derden verstrekt worden.
- Alle persoonsgegevens dienen beveiligd te zijn zodat deze niet bruikbaar zijn voor derden.
- De gegevens mogen alleen gebruikt worden voor de periode die vastgelegd is. Daarna dienen alle gegevens verwijderd te worden.
- Bijzondere persoonsgegevens mogen niet gevraagd of opgeslagen worden zonder expliciete reden en toestemming van het lid. Denk Hierbij aan godsdienst of seksualiteit.
Welke regels gelden bij de verwerking van persoonsgegevens?
Bij de verwerking van persoonsgegevens is Scoutinggroep De Trekvogels gebonden aan de daarvoor geldende wet- en regelgeving. Personen die toestemming hebben om deze gegevens in te zien zijn verplicht tot geheimhouding, tenzij er een wettelijke of redelijke noodzaak ontstaat om deze gegevens te verstrekken.
Verklaring Omtrent Gedrag (VOG)
Alle vrijwilligers en bestuursleden binnen Scoutinggroep De Trekvogels zijn in het bezit van een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG). Op deze wijze heeft de organisatie er alles aan gedaan om zo zorgvuldig mogelijk om te gaan met de persoonsgegevens van zijn deelnemers en vrijwilligers.
Financiële gegevens
Financiële gegevens worden door de penningmeester verwerkt in het programma Davilex en Scouts Online op de persoonlijke machine van de penningmeester. Hij/zij is derhalve verantwoordelijk voor een goede beveiliging van zijn/haar machine.
Gezondheidsformulieren langdurige activiteiten
Het kan voorkomen dat de (bege-)leiding geïnformeerd dient te worden over medische bijzonderheden, denk hierbij aan voedselallergieën of medicijngebruik. Voor een langdurig activiteit zoals bijvoorbeeld een kamp wordt gebruik gemaakt van een gezondheidsformulier/-vragenlijst die per activiteit ingevuld dient te worden door de ouders/verzorgers. De ingeleverde gegevens worden in een afgesloten ruimte bewaard en niet digitaal geregistreerd. De vragenlijsten zijn alleen inzichtelijk voor de leidingteams van de betreffende speltak en worden na de activiteit vernietigd.
Relevante gezondheidsinformatie opkomsten
Het kan voorkomen dat de (bege-)leiding van een jeugdlid op de hoogte moet zijn van medische informatie zoals voedselallergieën of medicijngebruik. Scoutinggroep De Trekvogels mag deze gegevens niet opslaan maar wijst ouders/verzorgers bij lidmaatschapsregistratie op het belang van deze informatie aan de leidingteams. Het tijdig verstrekken van de juiste informatie is de verantwoordelijkheid van de ouders/verzorgers.
Hard copy voor activiteiten
Het kan voorkomen dat er voor een activiteit een noodzaak is om persoonsgegevens uit te printen omdat het bijvoorbeeld niet mogelijk is om op een overnachtingsterrein het internet te raadplegen.
Als er een lijst geprint wordt zal deze alleen gebruikt worden door de mensen die hier ook toegang toe behoren te hebben. Deze gegevens worden slechts gedurende de activiteit gebruikt en aansluitend vernietigd. De persoon die de lijst print is persoonlijk verantwoordelijk voor de correctheid en veiligheid van het document.
Het is uitdrukkelijk verboden de geprinte lijst te vermenigvuldigen of kopiëren op welke manier dan ook. De toegang tot het systeem is strikt persoonlijk en er dient met geprinte lijsten op gelijke
wijze gehandeld te worden.
Alle documenten die gemaakt of geprint worden uit een origineel bestand dienen na de gestelde termijn verwijderd te worden. De persoon die bestanden aanmaakt naast het originele bestand of hier kopieën van maakt is er persoonlijk verantwoordelijk voor dat deze bestanden na het verstrijken van de termijn verwijderd worden.
Beeldmateriaal
Scoutinggroep De Trekvogels maakt foto’s en video’s van diverse activiteiten ten behoeve van promotie van Scoutinggroep De Trekvogels en als herinnering. Bij lidmaatschapsregistratie wordt expliciet toestemming gevraagd voor het maken van het betreffende (jeugd)lid. Toestemming is altijd in te trekken.
Kan ik zien welke gegevens Scoutinggroep De Trekvogels van mij verwerkt?
Door in te loggen in Scouts Online met je ‘Mijn Scouting-account’ kun je je gegevens met betrekking tot jouw lidmaatschapsregistratie of relatie met Scouting terug vinden en bewerken.
Waar kan ik terecht met een vraag of klacht?
Voor vragen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens door Scoutinggroep De Trekvogels kun je terecht bij de groepssecretaris op secretaris@detrekvogels.nl.
Wijzigingen privacybeleid
Scoutinggroep De Trekvogels behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit privacybeleid. Je kunt dit privacybeleid zelf opslaan, opvragen bij het secretariaat (secretaris@detrekvogels.nl) of raadplegen via de website www.detrekvogels.nl/privacy.